*CLAUDIVAL CLEMENTE
Está indo para sua sala e de repente alguém grita: “reunião em meia hora na sala do chefe”. Pensa que acabou de chegar, mal preparou seu café e sequer leu seus e-mails e terá que correr para a reunião.
Será que as reuniões são mesmo chatas e sempre total perda de tempo como defendem alguns?
Reuniões são fatores importantes para uma boa comunicação, brainstormings, debates e resoluções de problemas.Obrainstorming é uma dinâmica de grupo que é usada em várias empresas como uma técnica para resolver problemas específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensamento criativo.
Porém para que a reunião seja uma atividade eficaz, produtiva e prazerosa para os participantes, é importante observar alguns aspectos importantes.
A reunião precisa ter um objetivo definido, traçar uma meta a ser cumprida, elaborando uma pauta com os tópicos a serem tratados, que não devem exceder de três tópicos.
Definidos os pontos que serão tratados na reunião, convém elaborar um roteiro para que a discussão dos assuntos possa fluir com maior facilidade e menos enfado aos participantes.
A reunião deve ter um tempo máximo de duração para evitar que os participantes dispersem os pensamentos e justamente por isso deve ser calculado o tempo máximo que deve ser gasto com os assuntos pautados. Alguns até defendem a ideia de designar um dos participantes para fazer o controle deste tempo, avisando quanto tempo foi gasto em determinando assunto e quanto tempo ainda falta.
Importante, também, selecionar a presença dos participantes, limitando o número exclusivamente àqueles que realmente tem alguma relação com a pauta da reunião.
Dois aspectos importantes que muitas vezes são deixados de lado e tem uma importância fundamental: a presença do tomador de decisões, que na própria reunião irá confirmar as deliberações ali tomadas e a ausência total de celulares, notebooks ou tabletes, exceto se um destes aparelhos for utilizado para alguma demonstração.
Necessário de igual forma, escalar um dos participantes para anotar as decisões tratadas na reunião (não necessariamente uma ata, apenas uma pró memória), contendo, a responsabilidade dos participantes na execução das atribuições, cuja cópia deverá ser enviada por e-mail aos participantes.
O gestor deve gerenciar a conversa da reunião, encorajar e orientar a discussão dos temas tratados, buscando propostas e soluções viáveis. Não esquecer que o gestor deve oportunizar aos participantes o direito à palavra, democratizando as decisões tomadas.
Finalmente, a reunião está chegando ao fim…. se pairam dúvidas, é porque a reunião não atingiu os objetivos propostos. Se todos estiverem satisfeitos com o resultado do encontro, será possível que cada um cumpra o deliberado na reunião e o gestor deverá acompanhar a execução das tarefas e responsabilidades, mantendo sempre aberto o canal de comunicação.
E agora, ainda pensa que reunião é perda de tempo e totalmente chata?
Envie suas dúvidas, críticas ou sugestões para bcrcconsultoria@gmail.com. Até a próxima.
*Bacharel em Direito pela Faculdade Estadual de Direito do Norte Pioneiro da Universidade Estadual Norte Pioneiro, em Jacarezinho-PR e Bacharel em Administração de Empresas pela FIO, em Ourinhos. Atuou vários anos em escritórios de advocacia. Sócio sênior da BCRC CONSULTORIA
